II − Zasady i tryb przeprowadzania kontroli i dokumentowanie jej ustaleń
§ 4
Kontrole mogą być przeprowadzane jako:
badanie całokształtu działalności jednostek PZD,
badanie zagadnień problemowych,
badanie rocznych sprawozdań finansowych,
badanie skarg.
Zakres kontroli ustala przewodniczący komisji rewizyjnej.
Kontrolę przeprowadza się w siedzibie jednostki kontrolowanej oraz w miejscu wykonywania jej zadań.
W przypadku braku siedziby, w której jednostka kontrolowana wykonuje swoje zadania (np. domu działkowca) kontrolę przeprowadza się w siedzibie innej jednostki organizacyjnej PZD.
Wykonywanie czynności kontrolnych należy tak zorganizować, aby nie utrudniać w jednostce kontrolowanej wykonywanie bieżących czynności.
§ 5
Kontrole przeprowadza zespół składający się co najmniej z dwóch członków komisji rewizyjnej.
Zespół kontrolny i jego kierownika powołuje przewodniczący komisji rewizyjnej lub zastępujący go w pełnieniu obowiązków zastępca przewodniczącego.
Członkowie komisji rewizyjnych nie mogą przeprowadzać kontroli w tych jednostkach, gdzie pełnią funkcje członków zarządu, a także, jeśli są współmałżonkami, względnie krewnymi w linii prostej pracownika zajmującego kierownicze stanowisko w kontrolowanej jednostce.
W skład zespołu kontrolnego mogą być powoływani specjaliści (prawnicy, księgowi, specjaliści ds. inwestycyjnych i ogrodniczych) nie będący członkami komisji rewizyjnych.
Kierownik zespołu ustala podział zadań między członków i kieruje tym zespołem.
§ 6
Przed rozpoczęciem kontroli kierownik zespołu kontrolnego przedstawia prezesowi (przewodniczącemu) tematykę kontrolną.
Członkowie zespołu kontrolnego przeprowadzający kontrolę uprawnieni są do:
przeglądu wszystkich pomieszczeń i urządzeń kontrolowanej jednostki,
wglądu do wszystkich akt i dokumentów oraz sporządzenia odpisów i wyciągów,
sprawdzenia stanu składników majątkowych,
występowania do członków organów i pracowników kontrolowanych jednostek o udzielenie wyjaśnień ustnych i pisemnych.
Kierownicy kontrolowanych jednostek mają obowiązek zapewnić kontrolującym możliwość wykonywania powyższych czynności.
§ 7
W trakcie kontroli zespół kontrolny ma obowiązek zbadać realizację zaleceń wydanych na podstawie poprzednich kontroli i ustalić osoby odpowiedzialne w przypadku ich nie wykonania.
W trakcie kontroli członkowie zespołu kontrolnego mają obowiązek udzielania instruktażu, a w szczególności w zakresie kontrolowanych zagadnień.
Zespół kontrolny nie jest upoważniony do wydawania zarządzeń i zaleceń podczas przeprowadzania kontroli.
§ 8
Ustalenia kontroli powinny wynikać z dokumentów, oględzin obiektów i urządzeń oraz oświadczeń osób udzielających wyjaśnień z ramienia jednostki kontrolowanej.
Dokumenty i ich ewidencję członkowie zespołu kontrolnego sprawdzają pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym, a w szczególności badają ich legalność, kompletność i rzetelność sporządzania.
Odpisy i wyciągi dokumentów sporządzone dla potrzeb kontrolujących poświadcza osoba kierująca kontrolowaną jednostką, w której dokument się znajduje, z tym że dokumenty finansowe poświadcza osoba odpowiedzialna za prowadzenie księgowości.
§ 9
Członkowie zespołu kontrolnego w toku kontroli mają prawo wnioskować o komisyjne sprawdzenie stanu środków pieniężnych w kasie i innych składników majątkowych w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za sprawdzane składniki majątkowe, a w razie jej nieobecności – komisji powołanej przez kierownika jednostki. Z czynności sprawdzenia stanu środków pieniężnych i innych składników majątkowych sporządza się oddzielnie protokoły, które podpisuje osoba materialnie odpowiedzialna oraz osoby obecne przy sprawdzeniu i dołącza się je do protokołu z kontroli.
§ 10
Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół.
Protokół z kontroli powinien zawierać:
Informacje wstępne, a w tym:
pełną nazwę kontrolowanej jednostki i jej adres,
datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli,
imiona i nazwiska członków zespołu kontrolnego prowadzących kontrolę oraz nazwę jednostki zarządzającej kontrolę,
określenie zakresu kontroli oraz okresu objętego kontrolą,
imiona i nazwiska osób kierujących kontrolowaną jednostką oraz udzielających z jej ramienia wyjaśnień i informacji.
Ustalenia kontroli, a w tym:
jakie dokumenty były badane i z jakiego okresu czasu,
realizacja zaleceń pokontrolnych,
realizacja zadań wynikających z zakresu kontroli,
stan faktyczny kontrolowanych zagadnień i ich odzwierciedlenie w dokumentacji,
realizacja zadań statutowych,
rzetelność i zgodność z prawem dokumentacji (finansowej, organizacyjnej, prawnej)
Informacje końcowe:
wykaz załączników,
datę podpisania protokołu,
potwierdzenie odbioru protokołu i kontroli,
ilość sporządzonych egzemplarzy.
§ 11
Ustalenia kontroli należy formułować zwięźle i ujmować w protokole w grupach tematycznych.
W protokole nie należy ujmować własnych ocen i ustaleń dotyczących uchybień, które zostały usunięte w trakcie kontroli.
W razie stwierdzenia istotnych nieprawidłowości należy:
określić na czym one polegają oraz podać ich rozmiary i częstotliwość,
wskazać konkretne fakty (przykłady), przyczyny i okoliczności ich powstania,
ujemne skutki, a w szczególności możliwe do ustalenia rozmiary spowodowanych szkód i strat,
wskazać osoby odpowiedzialne oraz współodpowiedzialne za spowodowanie szkód i strat,
pobrać od tych osób pisemne wyjaśnienie oraz ustosunkować się do rzetelności tych wyjaśnień, jeśli dotyczą faktów sprawdzonych.
§ 12
Protokół z kontroli podpisują:
członkowie zespołu kontrolnego,
osoba uprawniona z kontrolowanej jednostki lub organu,
osoba prowadząca księgowość, jeśli kontrola obejmuje sprawy finansowe i rachunkowe,
osoby udzielające wyjaśnień i informacji.
Podpisy osób reprezentujących jednostkę kontrolowaną wobec przeprowadzających kontrolę powinny być złożone pod klauzulą: „Kontrolowany ma prawo wnieść w ciągu 14 dni od dnia zakończenia kontroli zastrzeżenia oraz złożyć wyjaśnienia do ustaleń zawartych w protokole. Wyjaśnienia (zastrzeżenia) składa się na piśmie do powołującego zespół kontrolny.”